使い方マニュアル

SpaceOS は Web ブラウザさえあれば、事務所でも自宅でもアクセスできます。まだアカウントを受け取っていなくても「デモ」で実際とまったく同じ画面を自由に見てまわれますので、気軽にまずは覗いてみてください。

1. 1 ログインする

   アドレスバーで /admin/login を開き、ID・パスワードを入力します。毎回入力するのが面倒なら「ログイン状態を保持」をオンにしておきましょう — 次回の訪問時にそのまま入れます。

   こうすると便利です パスワードが分からない場合は、システムを最初に設置した担当者に聞いてみてください。最初のパスワードは設置時に一度だけ決められます。
2. 2 アカウントなしでデモを見てまわる

   アカウントがまだなくても大丈夫です。ログイン画面の下にある [デモで見てまわる(閲覧専用)] ボタンを押すと、サンプルデータが入った管理者画面をそのまま体験できます。何を押しても実際には保存されませんので、安心してあちこち開いてみてください。

   こうすると便利です お客様や同僚に「こんなシステムですよ」とお見せするときにも、デモがぴったりです。
3. 3 使い方マニュアルを開く

   ログイン画面の「ログイン状態を保持」の右にある [使い方マニュアル] リンク(今ご覧のこの文書)からいつでも開けます。ログインした後は、右上の自分の名前(プロフィール)メニューからも開けます。

初めてログインすると、たった一度だけ、いくつかの基本情報をお尋ねします。どんな事業をされているかと、請求書に載せる名義・口座をあらかじめ決めておけば、以降の画面がそれに合わせて自動で整います。3分ほどで終わります。

1. 1 運営目的を選ぶ

   長期賃貸・月極・短期宿泊・時間制の中から、今されている事業に最も近いものを選びます。この一つの選択で、ダッシュボードの構成、画面に使われる用語、標準の契約期間まで自動で合わせられます。

   こうすると便利です 今ぴったり合うものがなくても大丈夫です — いちばん近いものを選べばよく、後で変えたり、別の事業を追加したりもできます。
2. 2 発行者情報を入れる

   商号・事業者登録番号・住所・担当者を記入します。ここに書いた内容が、今後発行するすべての請求書・計算書の一番上にそのまま印刷されます。

   こうすると便利です 今は完璧でなくても構いません — [設定 > 基本設定] からいつでも直せます。
3. 3 入金口座を入れる

   入金を受ける銀行・口座番号・名義人を入れます。請求書の下の方の「お振込のご案内」に表示され、契約者がどこへ送ればよいかすぐに分かります。

   こうすると便利です 口座の通貨が画面全体の金額表示の単位を決めます — ウォン口座なら ₩、ドル口座なら $ で表示されます。
4. 4 保存してスタート

   保存を押すと、今選んだ事業に合わせて整えられたダッシュボードに入ります。これで準備完了です。

ダッシュボードは「今日、自分の事業がどんな状態か」を一目で見せてくれるホーム画面です。数字のまとめ・グラフ・一覧カードが事業の種類に合わせて並んでいますので、毎朝まずここから開いてみてください。

1. 1 今月の状態バッジ

   画面の上の方で「今月の請求書を作ったかどうか」を教えてくれます。まだ作っていなければ [今月の請求書を生成] ボタンがすぐ見えるので、やるべきことを見逃しません。

2. 2 カードの順番を変える

   カードごとに右上につかむハンドルがあります。ドラッグしてよく見るカードを上に上げると、その配置がそのまま覚えられます。

3. 3 カードを入れ替える

   カード上の歯車(⚙)を押すと「別のグラフに変える」ウィンドウが開きます。あらかじめ用意されたいくつもの表示の中から、気に入ったものを選んでカードをまるごと入れ替えられます。

   こうすると便利です たとえば「月間売上の推移」の場所に「空室状況」を入れる、といった具合に、自分が毎日見たい情報でホーム画面を整えられます。

SpaceOS は、性格の異なる四つの賃貸事業を一つのプログラムで扱います。今どの事業モードかによって、メニュー名も、ダッシュボードも、使う言葉も変わります。事業を複数されているなら、右上の ⇄ でその都度いったり来たりしながら管理できます。

1. 1 長期賃貸

   1〜2年の不動産賃貸。契約者を登録して契約を結んだ後、毎月請求書を送ります。満了が近づく契約、まだ入っていないお金、長く空いているスペース、売上の流れを一目で押さえます。

2. 2 月極

   倉庫・駐車・ロッカーのように毎月更新される利用。「どの場所に誰が/どの車があるか」の配置ボードが中心で、延滞・新規・解約・利用期間を見ます。

3. 3 短期宿泊

   ゲストハウス・民泊。今日チェックイン・チェックアウトするお客様、稼働率、清掃の順番を押さえます。

4. 4 時間制

   会議室・スタジオのように時間単位の貸し出し。今日の時間帯ごとの予約と、どの時間が混んでいるかを見ます。

5. 5 事業モードを変える

   右上の ⇄ を押して事業を選ぶと、スペース・契約・請求・ダッシュボードがまとめてその事業のものに変わります。

   こうすると便利です 複数の事業を一緒にされてもデータが混ざりません — 駐車場の契約がゲストハウスの画面に紛れ込むことはありません。

このプログラムのすべては、スペース、契約者、契約の三つでできています。この三つの関係さえ絵のように理解すれば、残りの機能は自然とついてきます。

1. 1 スペース

   貸し出す一番小さな単位ひとつです — 101号室、地下倉庫 B-2、駐車 A-11 のような。名札(コード)、何階か、広さなどを書いておきます。

2. 2 契約者

   スペースを借りる相手です。個人のことも事業者のこともあります。住民登録番号・事業者番号のような機微な番号は、一部を隠して(●●)安全に保管します。

3. 3 契約

   「このスペースをこの人にこの期間・この金額で貸す」を書いた一枚の紙です。保証金・家賃・管理費・開始日・終了日を収めます。契約が生きている間、そのスペースは自動的に「使用中」になり、終了日が過ぎると自動で「満了」に変わります。

   こうすると便利です ですから空室かどうかを手で表示する必要はありません — 契約さえきちんと入れておけば、プログラムが自動で計算します。

請求書はひとりでに作られません — 管理者が「今月の分を作って」とボタンを押して、はじめてその瞬間に作られます。なぜこうしたのでしょうか。検針が終わったか、契約が変わっていないかを人が一度確認してから発行する方が安全だからです。

1. 1 生成ボタンを押す

   ボタンを押すと、今生きている契約、今月の検針値、先月の公共料金、発行者・口座の情報を一つにまとめて — 請求のまとまり1件と、契約者ごとに一行ずつ(請求ライン)を自動で作ってくれます。何人もの分を一つひとつ計算する必要がありません。

2. 2 作った瞬間がそのまま保存されます

   各請求行には、作られたその瞬間のスペース・契約者・発行者の情報が写真のように写して保存されます。後で契約者の住所や商号が変わっても、すでに発行した請求書はそのまま残り、過去の請求書がこっそり変わってしまうことがありません。

3. 3 行ごとに処理する

   作った後は、行ごとに発行 → メール送信 → 入金確認を順に処理し、PDF の請求書をダウンロードして印刷したり送ったりできます。

電気・水道料金の請求書が一枚、建物全体宛てで届くと、これを契約者ごとにいくらずつ分けて受け取るかがいつも悩みの種です。この画面は、それぞれの使用量と共用の割合に応じて自動で分けてくれて、1円も余ったり足りなかったりしないようぴったり合わせてくれます。

1. 1 メーター登録 & 検針

   スペースごとにメーターを登録しておき、毎月メーターの数字だけを書けば済みます。「今月 − 先月」で使用量が自動で計算されます。

2. 2 供給者請求書の総額を入力

   電力会社・水道局から届いた今月の請求書の総額をそのまま入力します。

3. 3 分ける

   総額が、それぞれの使用量と共用の割合どおりに分けられます。通貨単位で四捨五入していくと数円のずれが出ますが、その端数を一番大きい行に乗せて「分けた合計 = 実際の請求書総額」がぴったり合うよう調整してくれます。

   こうすると便利です ですから後で「全部足したら請求書と数円合わないな?」ということがありません。

複数の人で一緒に使うとき、それぞれができることを分けたものが役割です。「誰がどこまで手を出せるか」をあらかじめ決めておけば、ミスや事故を防げます。

1. 1 管理者・最高管理者

   制限なくすべての機能を使えます。社長・運営責任者の担当です。

2. 2 スタッフ

   日常業務(スペース・契約・検針・請求)はできますが、設定を変えたりシステムの記録を見たりするのは制限されています — うっかり大事な設定に触れる心配がありません。スタッフが重要な情報を変えると「誰がいつ何を変えたか」が記録として残ります。

3. 3 デモ

   見るだけができるアカウントです。どのボタンを押しても実際には保存されないので、見込みのお客様に安心して画面をお見せできます。

4. 4 ホームページ訪問者

   管理者画面ではなく、公開ホームページ側のユーザーです。一般訪問者 / 会員 / パートナーに分かれ、パートナーに上げてあげると、サービスリクエストを入れられます。

ここで貸し出すスペースを一つひとつ登録します。部屋・区画・枠を一覧にしておけば、契約を結ぶときに「どのスペース」かをここから選んでつなげます。

1. 1 スペース追加

   [スペース追加] を押して、名札(101 ・ B-2 ・ A-11 のようなコード)と階・広さを入れます。見やすい表示名は、必要なら別につけられます。

2. 2 一覧から直接直す

   値を変えるために別のページへ行く必要はありません。一覧の行の上でタイプ・コード・状態を直接押して直せば、その場で保存されます。

3. 3 階の追加・並べ替え

   [階を追加] で新しい階を作り、表示される順番をドラッグして整理します。

4. 4 削除・復元

   削除したスペースは完全には消えずに保管されているので、間違って削除しても元に戻せます。

言葉や表だけでは「どの部屋がどこにあるか」がなかなかつかめません。このエディタは階を図面のように描いて、スペースの配置を目で見て管理できるようにしてくれます。

1. 1 エディタを開く

   階の一覧で [エディタを開く] を押すと、その階の図面が表示されます。

2. 2 ドラッグして配置する

   スペースの箱をマウスでドラッグして場所に置き、角を引っ張って大きさを合わせ、必要なら90°ずつ回します。マウスホイールで大きく・小さく見られます。

3. 3 保存

   描き終えたら保存を押します。配置した様子がそのまま覚えられます。

図面を最初から一つひとつ描くのが大変なときに使う機能です。建物を言葉で説明していくつか選ぶだけで、AI が階とスペース配置の下書きを代わりに作ってくれます。それを手直しするだけで済むので、ずっと速くなります。

1. 1 建物の説明を入力

   建物の種類・階数・広さ・特別な要素(ロビー・駐車・屋上庭園など)を選んで、自由に説明を書きます。横で「AI にこう伝わります」をリアルタイムで見せてくれるので、何をもっと書けばよいか感覚がつかめます。

2. 2 生成スタート

   [生成スタート] を押すと AI が図面の下書きを作ります。進み具合が画面に自動で更新されるので、待つだけで済みます。

3. 3 整えて適用

   出てきた下書きをエディタで整えた後、[適用] を押すと、実際の階・スペースのデータとして登録されます。

スペースを借りる相手 — 契約者を登録しておく住所録です。一度入れておけば、契約を結ぶたびにここから呼び出せて、関連書類も人ごとにまとめておけます。

1. 1 登録・検索

   [契約者を作成] で個人または事業者の情報を入れます。増えても、商号や番号ですぐ検索できます。

2. 2 書類を添付

   行の端のクリップ(📎)アイコンを押すと書類箱が開きます。最初の枠にファイルをドラッグして置くとアップロードされ、契約書・事業者登録証・通帳の写しをその契約者の下にまとめておけます。

3. 3 編集・削除

   行から詳細を開いて情報を直したり削除したりします。

スペースと契約者を実際につなぐ場所です。「誰が、どのスペースを、いつからいつまで、いくらで」借りるかをここに書くと、以降の請求・空室計算がすべてこの契約を基準に動きます。

1. 1 契約を作る

   スペース・契約者・期間・保証金・家賃・管理費を入れます。契約番号は自動でつくので、別に決める必要はありません。

2. 2 電子契約を送る

   [電子契約を生成] を押すと、連携した電子署名サービスで契約書を送り、相手がオンラインで署名できます。紙・ファックスがいりません。

3. 3 解約

   途中で終える必要があれば [解約] で終了日と理由を残します。通常どおり期間が終わる契約は、満了日が過ぎると自動で「満了」に変わります。

毎月契約者に送る請求書を作り、発行し、入金まで確認する場所です。何人もの分を一度に作ってどんどん処理できるので、月末の請求業務がずっと軽くなります。

1. 1 今月の精算を作る

   [今月の料金精算] を押すと、今月の請求のまとまりが作られます。送る前に各行をプレビューして、金額が合っているか確認してください。

2. 2 下書き → 確定

   「下書き」状態で検討し、すべて合っていれば「確定」に進めます。確定前ならいつでもロックを解いて直せます。

3. 3 発行・送信

   行ごとに発行 → メール送信 → PDF ダウンロードをします。複数件を一度に送るには、一括送信ウィンドウでメール・電子計算書をまとめて処理してください。

4. 4 入金確認

   入金が入ったら、収納台帳に完納・免除・翌月繰越で表示します。誰が払って誰が払っていないかが一目で管理できます。

請求書で公共料金を分けるには「誰がどれだけ使ったか」がまず必要です。この検針表が、その元になる数字を集めておく場所です。

1. 1 メーター管理

   スペースごとにどのメーターが付いているかを登録・修正します。

2. 2 ユーティリティ別の検針

   電気・水道のように集める項目ごとに、今月のメーターの数字を表に埋めていきます。マスを押して直接入力すればOKです。

3. 3 検針請求書

   供給者から届いた今月の総額請求書を登録します。

予約のお客様(ゲスト)をまとめておく住所録です。予約をお客様ごとにまとめておけば、常連さんがまた来たときに履歴をすぐ見られます。

1. 1 登録・検索

   ゲストの情報を入れて、名前・連絡先で探します。

2. 2 詳細・統合

   詳細で予約履歴を見て、同じ人が二度登録されていれば一つにまとめます。

予約をカレンダーや時間割の上で取って管理する場所です。短期宿泊は「部屋 × 日付」のカレンダーで、時間制は「部屋 × 時間」の時間割で表示され、いつどこが空いているかが一目で分かります。

1. 1 予約を取る

   カレンダー/時間割で空いている場所を選んで予約を作ります。金額がリアルタイムで計算されてすぐに見積もりを確認でき、すでに取られている予定と重なると自動で止めてくれます。

2. 2 チェックイン/アウト

   お客様が来るとき・帰るときに状態を変えて、「今日の到着/出発」一覧でその日その日を運営します。

3. 3 利用明細書(フォリオ)

   予約ごとに追加料金・支払いを書いておいて領収書を発行します。ミニバー・延長のような追加分をここに乗せます。

4. 4 精算

   [精算] でその予約の最終金額を確定します。

予約を運営していると、チェックインの遅れ、清掃が必要、要望事項のような大小さまざまな出来事が次々と起こります。状況ボードはそうした出来事を時間順の一覧に集めて、見逃さずに処理できるようにしてくれます。

1. 1 今何が起きているか見る

   起きている出来事を時間順に確認します。

2. 2 処理する

   各項目を「確認した」・「処理完了」に進めたり、システムが提案する対応を反映したりします。

お客様が出たら、部屋を片づけて次のお客様を迎えます。この画面はチェックアウトが起きるたびに清掃の仕事を自動で作り、誰がどの部屋をいつ片づけるかを管理してくれます。

1. 1 自動で上がってくる清掃リスト

   チェックアウトになると、その部屋の清掃作業が自動で一覧に上がってきます。

2. 2 割り当て・状態

   清掃担当を決めて、進行中・完了で状態を変えます。

よく入ってくる問い合わせや要望に毎回新しく答えるのは手間です。ナレッジベースにきちんと整理しておけば、同じ状況が来たときにすぐ取り出して使えます。

1. 1 項目管理

   よく使う対応・解決方法をあらかじめ書いておいて整えます。

エレベーター・消防・浄化槽のように建物に付いている設備と、毎月チェックすべき点検目標を管理する場所です。「今月は何を点検すればいいんだっけ?」を漏らさないよう助けてくれます。

1. 1 設備一覧

   建物の設備を登録して、点検・修理の履歴を残します。

2. 2 点検目標

   あらかじめ用意された目標のまとまりから必要なものをオンにしたり、自分で作ったりして、状態を正常・注意・危険で表示します。危険があればダッシュボード・通知で知らせてくれます。

お客様が見る公開ホームページを、コーディングなしで自分で作る場所です。文章・写真・表のような「ブロック」を積み重ねてページを作り、一度書いた内容をいろいろな国の言葉に自動翻訳することもできます。

1. 1 ページ管理

   ページを新しく作り、公開(発行)し、ホームに指定したり複製したりします。

2. 2 ブロック編集

   文章・画像のようなブロックを加えて、ドラッグして順番を変え、内容を直します。空室状況・料金表・平面図のような特別なブロックは、実際のデータを自動で見せてくれます。

3. 3 翻訳ウィザード

   代表言語(たいてい韓国語)で一度保存した後 [🌐 翻訳] を押すと、残りの言語を自動で埋めてくれます。言語ごとに手で書き直す必要がありません。

公開ホームページの一番上・一番下に表示されるメニュー(ナビゲーション)を構成する場所です。訪問者がどの項目を見て、どこへ移動するかをここで決めます。

1. 1 項目管理

   メニュー項目を加えて、順番をドラッグして変え、各項目をページやアドレス(URL)につなげます。

2. 2 ラベル翻訳

   メニューに表示される文字をいろいろな国の言葉に翻訳します。

会員とスタッフ・管理者のアカウントを一つの一覧で管理する場所です。誰がどんな権限で入ってくるかをここで整理して調整します。

1. 1 タブで選んで見る

   全体 / 待機中 / 会員 / スタッフ / 管理者のタブで、見たいアカウントだけを選んで見ます。

2. 2 詳細編集

   行を開くと、名前・連絡先・役割・状態を直したり、パスワードを新しく決めたりできます。ただし、管理者アカウントは安全のため見るだけになります。

3. 3 アカウントを作る

   [アカウント作成] で会員かスタッフかを先に選んだ後、それに合わせた情報を埋めます。

清掃・建物管理・税務のように一緒に働く外部業者の連絡先をまとめておく場所です。必要なときにすぐ探して連絡できます。

1. 1 パートナー管理

   小さなウィンドウで業者名・担当者・連絡先を入れて、直して、削除します。

あちこちに添付した書類を一か所にまとめて見る書類倉庫です。契約書・事業者登録証・通帳の写し・公共料金の請求書を、散らばらないようにまとめておきます。

1. 1 文書の閲覧

   アップロードされた文書を一覧で見て、新しくアップロードしたり削除したりします。

公開ホームページでお客様が残した問い合わせ・見学申込・車両登録・仲介問い合わせを一か所で受けて処理する受信箱です。いろいろな経路で入ってきた要望を、見逃さないよう集めてくれます。

1. 1 受付確認

   新しく入ってきた要望を一覧で見ます。

2. 2 状態処理

   進行中・解決・保管で状態を変えながら管理します。

パートナーが入れたサービスリクエスト(修理・問い合わせなど)を受けて処理し、どんなリクエストを受けるか、項目そのものを自分で決める場所です。

1. 1 未解決/完了

   まだ処理中のリクエスト(待機+進行)と、終わったリクエスト(解決+却下)を分けて見ます。

2. 2 状態切り替え

   詳細で状態を変えて、処理メモを残します。

3. 3 受ける項目の定義

   [サービスリクエスト定義] で「大きなテーマ → 小さなテーマ」の2段で受ける項目を組み立て、どんな情報を入力してもらうかのマスを作ります。

スタッフが重要な情報を変えたときに「誰がいつ何をどう」直したかが残る記録です。問題が起きたときにさかのぼって確かめられるので、安心です。

1. 1 閲覧・フィルタ

   対象の種類ごとに選んで、変わる前と後を並べて確認します。

事業の骨組みになる設定を集めた場所です。運営目的、公共料金の集め方、請求項目、発行者・口座、どの機能をオンにするかをここで決めます。

1. 1 目的・ポリシー

   運営目的と公共料金の方式(管理者が集めて分ける / それぞれ直接払う)を決めます。

2. 2 発行者・銀行・資産

   請求書に印字される発行者情報、入金を受ける口座、資産情報を管理します。

3. 3 機能のオン/オフ

   設備管理・サービスリクエストのような機能をオン・オフします。オフにするとそのメニューが即座に消えるので、使わない機能で画面が複雑になりません。

予約事業(短期・時間制)にだけ必要な設定です。予約チャネル、リマインダー送信のような予約に特化したオプションをここで調整します。

1. 1 チャネル

   どこから予約を受けるか(予約チャネル)をオンにして構成します。

2. 2 リマインダー

   お客様に予約のご案内をいつ送るか、ルールを決めます。

AI・電子計算書・電子契約・メール・SMS 通知のように、外のサービスと連携する設定です。いくつかを優先順位で登録しておけば、前のものがうまくいかないときに次のものへ自動で切り替わり、途切れません。

1. 1 連携の登録

   各サービスから受け取った鍵(API キー)とアドレス・モデルを入れて、使いたい順にドラッグして並べます。

2. 2 接続テスト

   [⚡ 接続テスト] を押すと、実際に一度信号を送って、接続がきちんとできるかその場で確かめてくれます。

3. 3 自動の切り替え

   1番目が応答しなければ2番目へ自動で切り替わります。まだ何の鍵も入れていなくても、開発用の仮の連携で画面の流れは途切れません。

契約者・お客様に送るメールと通知の文面をあらかじめ作っておく場所です。毎回新しく書かずに、決めておいたテンプレートに沿って自動で送られます。

1. 1 テンプレート編集

   本文とデザインを直して、実際にどう見えるかをプレビューで確認します。

2. 2 既定テンプレートの指定

   複数の中から既定として使うテンプレートを決めます。メールのテンプレートには決済リンクを入れる欄もあります。

ダッシュボードに置かれるカード(ウィジェット)を自分で作って配置する場所です。自分が毎日見たい情報でホーム画面を整えられます。

1. 1 ウィジェットを作る

   どんなグラフの形で、どんなデータを、どのくらい大きく見せるかを選んでウィジェットを作ります。

2. 2 配置・入れ替え

   順番を変えたり、あったカードを別のウィジェットに入れ替えたりします。

3. 3 使い方ガイド

   画面内の [? 使い方] 6ステップの案内で、概念・データ・形・大きさ・見た目・更新の周期を一つずつ学べます。

画面上部の鐘は「今チェックすべきこと」を知らせてくれます。新しいリクエストが来たとき、請求をまだ送っていないとき、点検するものがたまっているときにここに表示されます。

1. 1 確認

   鐘を押すと通知の一覧が開きます。新しいサービスリクエスト、まだ発行していない請求(納付期限の一週間前)、たまった管理目標のようなものが見られます。

2. 2 整理

   一つずつ削除したり「すべて既読」で整理したりして、[すべて見る] で種類別(全体/サービスリクエスト/精算/管理)のタブでざっと見渡します。

事業を二つ以上されるとき、右上の ⇄ で今扱う事業を変えます。押した瞬間、画面全体がその事業のものに着替えます。

1. 1 切り替え

   有効な事業の一覧から一つを選ぶと、画面全体がその事業に変わります。✓ が付いているのが今の事業です。

2. 2 事業を追加

   「別の目的を追加」から新しい事業を初めてオンにすると、その事業の管理が始まります。

管理者画面の言語を選びます。한국어 · English · 简体中文 · 日本語 の中から、使いやすい言語で見られます。

1. 1 切り替え

   言語メニューで言語を選ぶと、その場ですぐに変わります。

右上の自分の名前を押すと出てくる個人メニューです。よく行く画面をショートカットに固定でき、使い方マニュアルとログアウトもここにあります。

1. 1 ショートカット編集

   プロフィール上部の歯車(⚙)を押すと、ショートカットのオン/オフ盤が開きます。よく使う画面だけ選んでおけば、メニューに固定されます。

2. 2 使い方マニュアル

   [使い方マニュアル] で、今ご覧のこのガイドをいつでも開き直せます。

3. 3 ログアウト

   [ログアウト] で安全にアクセスを終えます。